Porvir
12 novembro de 2021 3:24

Perguntas Frequentes

Acesso

  • Como acessar – e-DOC Sergipe?
    • Entre no navegador de internet que habitualmente utiliza (Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome) e digite o seguinte endereço: https://edoc.se.gov.br. O acesso dos usuários internos dar-se-á por meio do mesmo usuário (login) e senha utilizado no serviço oficial de correio eletrônico Expresso. Confira a configuração necessária do equipamento clicando aqui.
  • Quem pode utilizar o e-DOC Sergipe?
    • Usuário interno: servidores efetivos, comissionados, cedidos, requisitados da Administração Pública Estadual do Poder Executivo, estagiários.
    • Usuário externo: qualquer interessado (agente externo) que necessite dar entrada em documentos na Administração Pública Estadual do Poder Executivo sem precisar de se dirigir a unidade de Protocolo do Órgão.
  • O cidadão comum poderá acompanhar o trâmite de um documento/processo de seu interesse?
    • Sim. Qualquer pessoa poderá acompanhar o trâmite de determinado processo, através da consulta pública. Caso o registro da solicitação tenha ocorrido através do módulo Protocolo Externo também é possível fazê-lo através da aba “Meus Protocolos“.
  • Já utilizo o e-DOC Sergipe no meu órgão. Posso acessar o Protocolo Externo usando os mesmos “usuário’ e “senha”?
    • Não . Para acessar o Protocolo Externo há a necessidade de criar um usuário próprio para acesso a tal módulo.

Caixa

  • Qual a diferença entre as caixas “Meus Processos”, “Processos da Unidade”, “Novos Processos” e “Novos Processos da Unidade”?
    • Na caixa “Novos Processos” estarão todos os processos encaminhados especificamente para um usuário e que ainda não foram recebidos.
    • Na caixa “Novos Processos da Unidade” estarão todos os processos encaminhados para a Unidade e que ainda não foram recebidos.
    • Na caixa “Meus Processos” estarão os processos recebidos pelo usuário.
    • Na caixa “Processos da Unidade” estarão todos os processos recebidos ou não por todos os usuários da unidade.
  • O que encontramos nas caixas “Documentos da Unidade” e “Meus Documentos”?
    • Em “Documentos da unidade” encontramos somente documentos da unidade, recebidos ou não. Porém se o trâmite foi direcionado para um usuário e não tiver sido recebido, não aparecerá nesta caixa.
    • Em “Meus Documentos” encontramos somente documentos que foram encaminhados diretamente para o usuário (recebidos ou não) e os documentos que já por ele recebidos.
    • Ressaltamos que os documentos que fazem parte do processo também aparecem na caixa “Documentos da Unidade” e “Meus Documentos”, porém não são recebidos e nem tramitados individualmente, somente por meio do processo.
  • Quantas caixas posso ter na minha página inicial?
  • O que seria Responsividade na tela inicial do e-DOC Sergipe?
    • É a possibilidade de executar uma mesma ação em vários documentos simultaneamente. Veja AQUI em detalhes.

Documento

  • No e-Doc Sergipe qual a diferença entre documento interno (nativo) e documento externo?
    • Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do e-DOC Sergipe. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do e-DOC Sergipe e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc.
  • Um documento interno (nativo) pode ser assinado por mais de um usuário?
    • Sim. Um documento pode ser assinado por mais de um usuário da mesma unidade, ou de unidade distinta desde que ao elaborar o documento o usuário selecione o modelo de documento disponível para tal.
  • Se o documento ainda não foi assinado, é possível ainda ao(s) usuário(s) destinatário(s) editar e alterar o(s) documento(s)?
    • Se o documento ainda está em elaboração e não foi assinado, ele fica aberto para alterações.
  • Quando posso excluir um documento no e-DOC Sergipe?
    • Para excluir um documento no e-DOC Sergipe, ele não pode ter sido concluído, ou seja, está ainda em elaboração e o detentor ter poder para tal.
  • Para que serve o documento “Modelo Livre”?
    • O documento “Modelo Livre” está disponível no e-Doc com até 5 assinaturas, para ser usado quando houver necessidade de criar um documento que ainda não foi desenvolvido no e-Doc.
  • Como posso assinar documento nativo (criado no e-Doc)?
    • Usando Certificado Digital, escolher a opção “Assinar (certificado digital)” do menu de ações.
    • Usando a assinatura do e-Doc, escolher a opção “Assinar” ou “Assinar e concluir” do menu de ações.
    • Observação: Caso o documento tenha mais de um assinante, todos precisam assinar da mesma forma. Em caso de documento assinado pelo próprio sistema e-DOC Sergipe, é importante que o último assinante não esqueça de “concluir” o documento.
  • Qual a diferença entre “Referenciar” ou “Vincular” um documento a outro documento?
    • Referenciar é relacionar documentos que tenham algo em comum, por exemplo uma nota fiscal a uma contrato.
    • Vincular é interligar documentos porque seus conteúdos precisam estar interligados, como o “documento atesto” ao “documento nota fiscal”.
    • Nos conteúdos referenciados, é possível desfazer as referências a qualquer momento, e a tramitação sempre será individual, cada documento tem seus trâmites independentes.
    • Nos conteúdos vinculados, também, é possível desfazer o vínculo a qualquer momento, pelo usuário que tem a posse dos documentos; no entanto os trâmites, enquanto vinculados, são únicos, e são encontrados no documento que vinculou.
  • Quais os status do documento nativo (criado dentro do e-Doc)?
    • Quanto à elaboração o documemto nativo pode estar como:
      • Minuta – passível de edição, ainda não foi assinado e nem concluído.
      • Assinado – já foi assinado por seus assinantes, mas se não tiver sido concluído ainda pode ter as assinaturas canceladas e o documento ainda pode ser editado.
      • Concluído– já foi assinado e as assinaturas não podem ser canceladas, ou seja, o documento não pode mais ser editado.
    • OBS: Os documentos assinados com certificado digital são concluídos ao serem assinados.
    • Para os assinados no e-DOC Sergipe, há opção no menu de ações que permite que seja assinado e concluído ao mesmo tempo, ou separadamente.
  • Quanto à tramitação, quais os status dos documentos?
    • Corrente – ainda permite tramitação
    • Finalizado – já foram tomadas as providências e o documento está arquivado na caixa da unidade do usuário que o finalizou, podendo ser consultado e reativado a qualquer tempo; enquanto finalizado não aparece nas caixas da unidade e/ou de usuários e não pode ser tramitado.
  • É possível inserir mais de um arquivo ao protocolar uma solicitação?

Processo

  • Quais processos devem ser realizados através do e-DOC Sergipe?
  • Qual a formatação do número do processo?
    • O número do processo é composto por <nº sequencial por órgão> + “/” + <ano de criação do processo> + “-“ + <sigla do processo> + “-“ + <sigla organização criadora>
  • Como incluir um documento externo ao e-DOC Sergipe em um processo?
    • É necessário estar no processo e escolher “Documento(s)” no menu de ações, escolher a opção “protocolo”, preencher o campo “Assunto”, escolher no combobox o tipo de documento, “procurar” o arquivo em pdf com no máximo 20Mb e clicar no botão “adicionar”.
  • O que é virtualização (materialização) de processo?
    • É uma funcionalidade que permite visualizar em um só arquivo no formato .pdf todos os documentos do processo em ordem cronológica de inclusão. Mas um documento nativo que esteja como minuta, ou seja, não tenha sido assinado e concluído, não será apresentado no processo virtualizado.
  • Onde encontro os processos?
    • Nas caixas “Meus Processos”, “Processos da Unidade”, “Novos Processos” e “Novos Processos da Unidade”.
  • Posso excluir um documento do processo?
    • Somente é possível retirar um documento que você tenha incluído, mas se o processo ainda não tenha sido recebido por outro usuário.
  • Posso criar um documento nativo em um processo?
    • Sim. Certifique-se de estar no processo e utilize a opção “Criar Documento” no menu de ações, e faça exatamente como se cria documento nativo fora do processo, não esqueça de definir o assinante e de realizar a assinatura.
  • Posso colocar um documento que está na caixa da unidade no processo?
    • Sim. Certifique-se de estar no processo e utilize a opção “Documentos” no menu de ações e escolha “pesquisa” na caixa Documentos, clique no ícone verde para colocá-lo no processo.
  • É possível materializar os processos finalizados?
    • A partir da versão 4.58.7 do e-DOC Sergipe isto é possível.

Assinatura eletrônica

  • Qual a diferença da assinatura sistêmica para a assinatura digital?
    • Saiba a diferença clicando aqui
Assinatura sistêmica
  • Como efetuar verificação externa?
  • Posso alterar um assinante se o documento já foi assinado por alguém?
    • Pode, desde que o assinante a ser alterado não tenha assinado ainda.
Assinatura com certificado digital
  • Posso assinar documento com qualquer certificado digital?
  • É possível assinar Documento fora do Processo?
    • A partir da versão 4.58.7 do e-DOC Sergipe isso é possível sendo estes documentos nativos ou protocolados.

Suporte

  • Estou com dificuldade de utilizar o e-DOC Sergipe. Quem pode me ajudar?
    • O usuário deve entrar em contato com o Administrador Local do Órgão.
    • Solicitamos que os e-mails de dúvida sejam encaminhados para o e-mail atendimento@emgetis.se.gov.br.
    • Entre em contato via WhatsApp – (79) 9-9191-5805 – nos horários segunda a quinta de 7h00 às 13h00 e 15h00 às 17h30 e às sextas de 7h00 às 13h00
  • Como saber quem é o Administrador Local de um Órgão e qual o seu papel?
    • O Administrador Local do Órgão é o responsável por apoiar a Administração Geral do e-DOC Sergipe na implantação do sistema. Ele deverá solucionar as dúvidas ou problemas dos usuários da Unidade na utilização do e-DOC Sergipe, além de ser o encarregado de comunicar-se com a Administração Geral e abrir os chamados no GLPI. Para localizá-los consulte a Lista de Administradores Locais.
  • Documento não pode ser assinado
    • A partir da versão 4.58.7 (instalada em 23/05/2021) os documentos que tinha sido assinados com a versão anterior deverão ter essas assinaturas canceladas pelo usuário, os documentos devem ser assinados novamente para então serem encaminhados ao próximo assinante.
  • O que muda com a versão 4.58.7?
  • Web PKI
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